Scrum in der Praxis

Erfahrungen, Problemfelder und Erfolgsfaktoren

Die Sprintübersicht – Team-Verfügbarkeit visualisieren

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Erfahrungsgemäß stehen die Teammitglieder nie zu 100% ihrer Anwesenheit für den Sprint zur Verfügung. Je nach Unternehmen liegt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter meist zwischen 50% – 80%. Bei der nicht für den Sprint verfügbaren Zeit kann es sich zum Beispiel um Teammeetings aus der Linie handeln, oder um regelmäßige Termine mit Vorgesetzten. Besonders in kleinen Unternehmen haben die Scrum-Teams oft zusätzliche Wartungsaufgaben oder müssen sich nebenbei um den operativen Betrieb kümmern. Eine besondere Herausforderung stellte einmal ein Team dar, dessen Mitglieder zusätzlich zur Projektarbeit für die Wartung eines Legacy-Systems verantwortlich waren, jedes Teammitglied für ein anderes.

Dies sind alles Aufwände, die nichts mit dem Sprint zu tun haben und die daher von der Verfügbarkeit der Mitarbeiter abgezogen werden müssen. Wenn man sich einmal die Mühe macht, diese Zeiten und Aufwände zu erfassen, ist man oft erstaunt, wie wenig Zeit tatsächlich noch für die Schaffung neuer Funktionalität zur Verfügung steht.

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Sprintübersicht

Zu Beginn des Sprint Planning I ist es daher wichtig, dass alle Teammitglieder über die Anwesenheit des Teams informiert sind, um die Inhalte des Sprints planen zu können. Wenn beispielsweise der einzige Frontend-Developer im Team während des Sprints für eine Woche im Urlaub ist, sollte dem Rechnung getragen werden. Wir erfragen die Verfügbarkeit des Teams mit einer Granularität von einem halben Tag als erste Aufgabe im Sprint Planning I und halten diese Informationen in einer Sprintübersicht (1) fest.

Die Sprintübersicht platzieren wir im Anschluss an das Sprint Planning I nahe dem Team Board, wo sie mit der Definition of Done sowie Definition of Ready (2) immer im sichtbaren Bereich hängt. Diese Übersicht wird während des Sprints dauerhaft vom Team gepflegt und enthält u.a. die folgenden Informationen:sprint_overview

  • Sprint Name bzw. Sprint Ziel (ggf. eine Sprint Nummer)
  • Sprint Zeitraum sowie ggf. der Release-Termin
  • Die Velocity
  • Das Commitment des Teams nach dem Sprint Planning II
  • Die Kalenderübersicht inkl. Urlaube, Homeoffice, Feiertage, Events, etc.
  • Das Burndown/-up Chart

Mit diesen Informationen lässt sich vor dem Sprint Planning sehr gut die Einschätzung zur Kapazität abbilden, die dann in die Diskussionen zum Sprint und dem Sprint-Backlog einfließen können.

Zeitfresser-Übersicht

Wenn man über ein achtköpfiges Team verfügt, das aber nur zu 50% am Sprint arbeiten kann, hat man rechnerisch lediglich vier Personen zur Verfügung, Diese Situation sollten Sie unbedingt als Hindernis behandeln. Die Fokussierung des Teams wird stark beeinträchtigt, und eine Prognose ist nicht möglich, wenn die anderen Tätigkeiten spontan und ungeplant auftreten (z.B. User Support). Durch das aktive Angehen dieses Hindernisses beugen Sie auch Nachfragen des Managements vor, warum das (vermeintlich) achtköpfige, teure Scrum-Team denn so langsam ist und nur so wenig Ergebnisse liefert.

Um die Transparenz über solche „Zeitfresser“ zu erhalten, nutzen wir für die Datenerhebung eine Zeitfresser-Übersicht (3). Dies ist eine einfache Tabelle der Wochentage, in die Teammitglieder Post-its mit Störungsursachen und der dafür aufgewendeten Zeit hängen. Spätestens im Daily Scrum sollte diese Übersicht aktualisiert werden. Die dadurch entstehende Dokumentation wird genutzt, um wiederkehrende oder sehr zeitintensive Themen anzugehen und diese bspw. in der Retrospektive zu besprechen.

Während wir die Sprintübersicht laufend nutzen, ist die Zeitfresser-Übersicht oftmals eher temporär hilfreich, um die Ursachen für Unterbrechungen zu visualisieren und diese schnellstmöglich aufzulösen.

Wir möchten in diesem Zuge auch anregen, Metriken wie den Velocity-Verlauf, vereinbarte Team- oder Daily-Standup-Regeln (4) nahe dem Board aufzuhängen. Oftmals sind Unklarheiten und Fragen so schnell aus dem Weg geräumt.

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